Eén loket in strijd tegen ratjetoe aan it-voorzieningen
Een meer gestructureerde wijze waarop je cijfer- en roosterinformatie kunt vinden, of waarmee je kunt inschrijven voor een opleiding. Maar ook: minder administratieve rompslomp. Ziedaar enkele pluspunten van het nieuwe IM-IV-loket dat Fontys wil invoeren. Want de informatievoorziening (IV) wil nog wel eens een ratjetoe zijn.
“Informatiesystemen binnen een organisatie moeten eenduidig zijn, maar is dat niet altijd het geval”, oordeelt Richard Oerlemans, directeur van de Fontys-dienst IT. “Dit komt deels doordat instituten er hun eigen applicaties op nahouden. Maar er is ook een veelvoud aan werkwijzen. De manier waarop het ene docententeam zijn zaken binnen een applicatie ordent, kan verschillen van een ander team.”
De IT-dienst loopt er nu tegenaan dat diverse functies in de Fontys-brede studentenapp niet kunnen worden geactiveerd, omdat de informatie daarvoor niet op een eenduidige manier beschikbaar is. Het is volgens Oerlemans slechts een voorbeeld.
Klantvriendelijker
De roep om klantvriendelijkere systemen – met klant worden in dit geval studenten, medewerkers en werkveldpartners bedoeld – klonk ook in januari tijdens het Fontys IVent. Daar werd eveneens duidelijk dat de hogeschool zich tegenwoordig veel meer laat inspireren door wat er in de ict-markt aan applicaties beschikbaar is, waar ze die vroeger nog zelf bouwden.
De aanbevelingen uit het IVent zijn voorgelegd aan het zogeheten Fontysberaad van directeuren. Op basis van de uitkomsten van dit beraad heeft het College van Bestuur onlangs een ‘actieplan IV’ vastgesteld. Een van die acties is het instellen van een IM-IV-loket, waarbij IM staat voor informatiemanagement.
Wiel uitvinden
Belangrijkste reden voor het nieuwe loket is in Oerlemans’ ogen de samenwerking in het onderwijs en de vernieuwing daarvan, die wordt voorgestaan in het beleidsvisie Fontys Focus 2020. “Als je niet oppast, probeert iedereen daarbij zelf het wiel uit te vinden. Er moet meer gezamenlijkheid in de manier van werken komen.”
Medewerkers met een voorstel voor een applicatie kunnen dit aandragen bij het loket. Het zogeheten kernteam IM pikt het vervolgens op. “Daarin zit iemand uit elk Fontys-domein en van diensten als IT en Onderwijs & Onderzoek. Zij verrichten een quick scan, zodat een vraagsteller binnen enkele weken weet of er iets met het idee gebeurt en wat.”
Het kernteam kan bijvoorbeeld constateren dat een bepaalde applicatie al bestaat en adviseren om met collega’s te gaan praten die er gebruik van maken. Maar het kan ook een idee zijn dat al wordt uitgewerkt in het kader van een studieopdracht, of een dat niet past in het beleid van Fontys.
Fontys-breed
Goede voorstellen met een grote impact schoppen het tot een beoordeling door de Commissie Informatievoorziening (IV). Oerlemans: “Die heeft de opdracht om alle vernieuwing die via IV- en IT-systemen tot stand komen Fontys-breed te organiseren. Uiteindelijk worden deze gefiatteerd door het College van Bestuur.”
De directeur zegt meerdere aanvragen per maand bij het nieuwe loket te verwachten. Zodra dit beschikbaar is, zal het via de portal van Fontys online te bereiken zijn, of door contact op te nemen met de helpdesk. [Tim Durlinger]