HARP: de kluwen ontvlechten en dan weer vervlechten

HARP is in een spannende fase terechtgekomen. De reorganisatie van alle Fontysdiensten krijgt de komende maanden handen en voeten. Een spannende tijd voor veel medewerkers. Bron liet zich bijpraten door HARP-directeur Sandra van Beek.

Eerst was daar de fase van inventariseren, toen kwam het ontwerpen van het programma en nu zijn de diensten sinds een paar weken beland in de derde en cruciale fase: het implementeren van het HARP-programma. Voor wie het nog niet wist: HARP staat voor Harmonisatie Processen Bedrijfsvoering.

“Deze derde fase loopt tot het einde van dit kalenderjaar. Sommige dingen, zoals het servicemanagement, lopen daarna nog wat langer door”, aldus Sandra van Beek, sinds ruim een jaar programmadirecteur van HARP.

Nu is dus de fase aangebroken waarin HARP in praktijk wordt gebracht. De fase waarin ‘processen worden geoptimaliseerd’ en de ‘personele transitie’ plaatsvindt. En dat gaat grofweg duizend medewerkers (het ondersteunend personeel) direct aan.

Mochten medewerkers mogelijk hun baan kwijtraken door HARP (of juister: door de dalende studentaantallen, maar daarover dadelijk meer), dan is daarvoor een uitgebreide en gedetailleerde route uitgestippeld. In overleg met en goedgekeurd door de vakbonden. Concreet betekent dit dat het nog twee jaar duurt vanaf het moment dat een persoon weet dat zijn of haar baan komt te vervallen tot het moment dat hij of zij ook daadwerkelijk Fontys zal verlaten.

Van Beek, die eerder een soortgelijke rol had bij de Hogeschool Utrecht en bij Fontys ook al programmadirecteur was van TEO, het transitieproces van de educatieve opleidingen, heeft het begin van het HARP-proces overigens niet meegemaakt. Achter de schermen is dat proces al veel langer gaande. “De aanzet ervoor stond al in de Fontys for Society Strategie zoals die in 2021 is vastgesteld”, aldus Van Beek.

Het geeft ook wel aan hoe secuur en voorzichtig deze operatie in elkaar is gestoken. Alle lof daarvoor, maar het betekent ook dat medewerkers van de diensten heel lang in onzekerheid kunnen zitten. Of dat niet anders had gekund?  

“Er is lang over nagedacht hoe we dit zouden uitvoeren. Eerst was nog de gedachte: we gaan eerst bij één dienst de processen harmoniseren en gebruiken dat als pilot voor de andere diensten. Maar dat hebben we uiteindelijk niet gedaan. We willen iedereen op dezelfde manier behandelen en dus alles tegelijk ontvlechten. Dat proces kost meer tijd ja, maar het geeft wel iedereen een stem en ondertussen lijdt de kwaliteit er niet onder.”

Dat lange proces, met talloze bijpraat- en informatiesessies, levert volgens Van Beek ook echt wel wat op. “We hebben mensen zo wel mee kunnen nemen. Sommigen zagen meteen kansen, anderen waren helemaal niet blij met HARP. Die laatsten zijn er nog steeds, maar bij een deel van die groep heb ik ook een verschuiving gezien. Waar zij eerst helemaal niet blij waren, zijn zij alsnog in dit proces gaan geloven en zien ook zij nu juist kansen.”

Baan kwijt
Zoals eerder vermeld: voor sommigen zal HARP wellicht betekenen dat zij hun baan kwijtraken. Volgens Van Beek is dat alleen bij de dienst Marketing, Communicatie en PR aan de orde. Maar zij benadrukt vooral dat het verdwijnen van fte’s eigenlijk niets met HARP te maken heeft. En alles met dalende studentaantallen waardoor Fontys de broekriem aan moet halen.

“Toen dit proces in gang werd gezet, was er nog helemaal geen sprake van krimp of bezuinigingen. Er is met HARP ook nooit gestuurd op personeel. Dat staat hier helemaal los van. Of en zo ja er fte’s verdwijnen bij de diensten, dat is niet aan het HARP-team. Daar gaan de diensten zelf over in samenspraak met het college van bestuur.”

“Er is ons ook nooit een opdracht meegegeven van: zoveel mensen mag je maximaal behouden. De opdracht was: de diensten werken nu zo versnipperd, dat moet anders georganiseerd worden. En ja, dat kan betekenen dat het soms zuiniger kan dan nu. Aan de andere kant heeft Fontys gewoon nog een hele inhaalslag te maken die andere hogescholen al gemaakt hebben."

“Als je bijvoorbeeld ziet over hoeveel schijven nu het wijzigen van een contract nog moet lopen. Zóveel schakels terwijl dat gewoon geautomatiseerd zou kunnen worden. Of neem het inlezen van facturen. Dat gebeurt bijna overal elektronisch maar hier nog niet.”

Versnippering
Dan lijkt een harmonisatie relatief vrij simpel uit te voeren. Maar zo simpel is het niet, wordt duidelijk uit het verhaal van Van Beek. “Soms betekent het dat er juist meer werk naar een dienst gaat dan dat er medewerkers overstappen. Dat heeft met die grote versnippering te maken. Sommige medewerkers zijn, om maar een voorbeeld te noemen, een of twee dagen in de week bezig met finance of marketing voor hun instituut, maar zijn het merendeel van de tijd docent. En dat laatste blijven ze dan. Maar die taken komen nu toe aan de gecentraliseerde dienst.”

En dan is er nog een grijs gebied van wat bij instituten thuishoort en wat bij diensten. “Dat zijn we nu met de managers bedrijfsvoering en de diensten in kaart aan het brengen. De bedoeling is dat dit eind maart inzichtelijk is geworden. Hoewel dat ook weer per dienst verschilt: marketing en communicatie zal pas na de zomer het definitieve plaatje invullen en bij finance and control wellicht pas einde van het jaar.”

Welke banen verdwijnen is daarom nu nog niet bekend. Hetzelfde geldt voor waar medewerkers straks komen te werken. Je hebt kans dat je als ondersteuner nu bijvoorbeeld nog alleen Venlo als werkplek hebt, maar straks ook een of twee dagen in de week in Tilburg komt te werken. Dat gaat dan wel in overleg met de medewerker, zoiets wordt niet opgelegd.”

Merkbaar
En wat gaan studenten en docenten uiteindelijk merken van deze voor Fontys ongekend grote operatie? “De docenten zullen er nu nog niet veel van merken. Die hebben waarschijnlijk wel wat van al het rumoer meegekregen, maar los van onderwijslogistiek hebben zij er nu weinig mee te maken gehad.”

Als alles afgerond is, zal dat wel anders worden. En zeker ook voor studenten. Waar die nu nog van de ene hulpdesk naar de andere hulpdesk en van de ene Fontyssite naar de andere worden gestuurd, kunnen zij straks op vrijwel elke locatie bij één loket terecht. "Waar elke dienst nu nog zijn eigen servicepunten heeft, kun je straks met al je vragen op één plek terecht, het maakt niet uit of het gaat om pakweg it, facilitair of aanmelden en inschrijven.”

Die gezamenlijke loketten of servicepunten zijn de allerlaatste stap in het HARP-proces. De realisatie daarvan zal zoals Van Beek in het begin al aangaf, als enige stap ook nog wat langer duren en ook in 2027 nog doorlopen.

Maakt HARP uiteindelijk dan ook korte metten met de verwijten die al jarenlang over en weer gaan dat de centrale diensten niet genoeg doen voor de instituten en vice versa? “De enige manier waarop dit succesvol kan zijn, is door het samen te doen. Er moet een einde komen aan dat wij-zij.”