Flexplekken zijn geweldig. Toch?

Chaotische bureaus vol fletse plantjes en foto’s van dierbare labradoodles, ze hebben hun langste tijd gehad. Ofwel: Fontys wordt steeds meer ‘flex’. Een trend die wordt toegejuicht, maar ook tot kritiek leidt, terwijl anderen de overgang gelaten accepteren: “De meeste zorgen heb ik over de toegewezen opbergruimte. Welgeteld één meter plank…”

Taal- en communicatiedocent John van Uden (Juridische Hogeschool Avans-Fontys) is nu nog volledig gesetteld op ‘zijn’ stek, een onder stapels papierwerk kreunend bureau met als personal touch onder meer een Perzisch kleedje fungerend als muismat. “Maar ja. Op een kamer van vier ben ik de enige die hier vanochtend zit. De ruimte kan duidelijk beter worden benut.”

En dat gaat ook gebeuren. Van Udens werkterrein verhuist volgend jaar naar de Tilburgse campus Stappegoor, alwaar ‘zijn’ bureau plaatsmaakt voor een flexplek.

Niet genoeg plek
Juist het woekeren met ruimte is reden voor de verhuizing: de huidige locatie van de Juridische Hogeschool werd te krap. Dat het accent in gebouw P3 op Stappegoor straks meer komt te liggen op onderwijs- in plaats van medewerkersruimte, zegt Van Uden (nog) niet veel.

“Ik zie wel hoe het gaat. Alles went… Wat ik fijn vind is dat de flexplekken van studenten en docenten gescheiden blijven. Dat maakt dat je niet continu wordt aangesproken. Nadeel is weer dat studenten nu exact weten waar je zit - straks wordt dat een beetje zoeken.”

Naast de efficiëntere inzet van vierkante meters, geeft projectmanager Huisvesting en Onderhoud Jeroen Knikkink nog twee redenen voor de overstap naar ‘flex’. “Je kiest voor meer sociale interactie en een multidisciplinaire mix. Door geregeld aan te schuiven bij andere dan directe collega’s, krijg je sneller mee wat er elders in de organisatie gebeurt.”

Het tweede pluspunt: je kunt inspelen op méér taken dan alleen bureau- of computerwerk. “Voor veel docenten is dat laatste maar 20 procent van hun dagtaak. Een flexplek doet recht aan het feit dat ze vooral bezig zijn met lesgeven of vergaderen.” Een activiteit-gerelateerd kantoor, heet dat in de lijvige theorie achter flexibel werken.

Huiskamer-gevoel 
Peter Hattink ‒ van de dienst Marketing en Communicatie in Eindhoven ‒ maakte de omslag van dichtbij mee. “Wij hebben nu zo’n vijf jaar flexplekken. Omdat we een paar keer moesten verhuizen, ging de overgang stapje voor stapje.” Zo kon ‘Marcom’ eerst een tijd testen met een grote kantoortuin maar wel met eigen werkplekken, alvorens in het nieuwe gebouw R3 op campus Rachelsmolen helemaal ‘om’ te gaan.

Van begin af aan is Hattink te spreken over het flexconcept:  “Het werk profiteert van de inrichting. Het is praktisch om met iedereen samen te zitten. Maar ook als je je even wilt afzonderen, kan dat.”

Gemor
Juist dat laatste vormde een struikelblok bij Fontys Sporthogeschool in Eindhoven. Na ingebruikneming van de nieuwbouw in 2012 werd daar een valse start gemaakt met de flexplekken. “Na een tijdje leidde de gekozen inrichting tot gemor”, vertelt Manager Bedrijfsvoering Bert Schellekens.

“De verschillende ‘werkzones’ lagen te dicht op elkaar. Tussen een plek voor geconcentreerd werken en een overlegzitje zat soms maar één meter afstand. Dat werkt niet.” Daarbij kwam dat de kantine was gepland in een uithoek van het gebouw, waardoor mensen de flexplekken ook gingen gebruiken voor een eveneens rumoerige lunch.

Schellekens benadrukt dat de kritiek van medewerkers betrekking had op de uitvoering, niet op de flexconcept als zodanig. “Door aan de slag te gaan met die kritiek hebben we het probleem getackeld.”

Na een inventarisatie van de wensen/behoeften van collega’s, is ervoor gekozen om de werkzones per verdieping te situeren. “Er is nu dus een aparte stilteverdieping voor geconcentreerd werken. Elders is een huiskamersetting neergezet voor ‘geruisvol’ flexwerken en onderling overleg.” Vooral de huiskamer − met kleurrijk, informeel meubilair en strategisch geplaatste koffieapparaten − bleek volgens Schellekens een gouden greep. “In één oogopslag is duidelijk dat je hier prima kunt lunchen en overleggen. Onze inrichting is nu meer in balans.”

Kostenplaatje
De vroegere problemen bij Fontys Sporthogeschool raken aan de veelgehoorde kritiek op flexbureau en kantoortuin: door alle rumoer is het soms een crime om je te concentreren op je werk.

Peter Hattink kent nog een ander minpunt: “Marketing/Communicatie telt nu 37 flexbureaus voor zo’n 60 medewerkers. Nu en dan is het overvol. Dan zit je noodgedwongen even met je laptop op een vergaderplek of aan de lunchtafel.”

Maar zo’n spitsuur is niet structureel en doet volgens Hattink weinig af aan de meerwaarde van flex: “Ik kan het concept aan iedereen aanraden. Volgens mij is dit de natuurlijkste manier van werken.”

Overigens worden deze werk-innovaties binnen Fontys niet van bovenaf opgedrongen. Medewerkers en diensten nemen dus vaak zelf het initiatief om het werk anders in te richten.

“Flexwerk wordt bij Fontys ook niet ingezet voor eventuele kostenbesparing”, zegt Jeroen Knikkink. “De reden om het te doen is altijd inhoudelijk gemotiveerd, bijvoorbeeld ruimer baan voor onderwijs.” De vraag of een flexplek kostenbesparender is dan een standaard-eigen bureau kan Knikkink dan ook niet beantwoorden. “Die rekensom heb ik nooit exact gemaakt.”

Eén meter plank
Welke feedback krijgt Jeroen Knikkink zoal over de flexplekken? “Veel medewerkers hechten van nature aan een vaste stek. Daardoor moeten ze vaak door koudwatervrees heen. Maar als ze merken dat het werkt, omarmen ze hun flexplek.”

Daarbij helpt het dat de veranderingen niet top-down worden geregeld. “Het is nooit het moet en het zal. Zodoende gaat implementatie op een organische manier.”

Momenteel is Knikkink betrokken bij de herinrichting van de Juridische Hogeschool Avans-Fontys, waar docent John van Uden nog een tijdje pontificaal achter zijn eigen bureau kan zitten.

Van Uden wijst op een uitpuilende boekenkast tegen de wand: “De meeste zorgen maak ik me over de opbergruimte die we straks krijgen. Welgeteld één meter plank. Voor de zekerheid ben ik vast aan het opruimen geslagen.” [Jacky Eickes & Frank van den Nieuwenhuijzen]