Anders roosteren betekent soms ook eerder beginnen

Studenten beginnen liever later dan vroeger aan een schooldag. Hun ideale rooster ligt tussen 10.00 en 15.00 uur. Dat geldt net zo goed voor medewerkers, die ook nog eens een voorkeur hebben voor werken op maandag, dinsdag en donderdag. Maar efficiënt zijn deze tijden niet. Het gevolg voor Fontys zijn vaak lege ruimtes. Vanaf september gaat dit veranderen.

Dat jongeren graag uitslapen en liever later naar school gaan, is geen kwestie van excuus. Dat blijkt al jaren uit verschillende studies. En ook Fontysdocent Erdinç Saçan pleitte recent nog in een opinieartikel in Bron om studenten later te laten beginnen aan een schooldag. Waarom? Omdat jongeren door een veranderend bioritme later in slaap vallen en dus ’s ochtends langer zouden moeten slapen om aan voldoende nachtrust te komen en goed te kunnen presteren op school. 

Geen wonder dat er hier en daar gemopper klinkt sinds Fontysinstituten de opdracht hebben gekregen anders te gaan roosteren en plannen. Vanaf september kan het zomaar zijn dat studenten en medewerkers op sommige dagen om 8.30 of 9.00 uur op de campus worden verwacht en er dagen zijn dat ze tot 17.00 uur aanwezig moeten zijn. Fontys heeft er haar redenen voor: ze wil verdere invulling geven aan talentgericht onderwijs (TGO) en efficiënter gebruikmaken van gebouwen. 

Roosterkader 
Er wordt al maanden gewerkt aan het project Samen Plannen en Roosteren. Met het roosterkader heeft Fontys regels opgesteld voor het plannen en roosteren op campusniveau, waar nu nog (bijna) elk instituut het eigen rooster maakt. “Er zijn duidelijke afspraken vastgelegd om processen uniform en transparant te maken”, aldus projectleider Loes van Bavel. “Zo kunnen we flexibel gebruikmaken van onze gebouwen, stoppen we minder geld in lege lokalen en blijft er meer over voor onderwijs.” 

Een mooi streven. Toch gaat het invoeren niet vanzelf. De nieuwe roostermethode heeft grote impact op heel Fontys. Het betekent dat instituten onderling intensief zullen moeten samenwerken. Iedereen gaat volgens hetzelfde proces en met dezelfde inrichting en dezelfde deadlines werken. En instituten zullen goed moeten uitleggen aan studenten en docenten waarom er ook buiten de gebruikelijke uren wordt geroosterd. Van Bavel: “Als je nu geluiden van ontevredenheid hoort, komt dat omdat instituten aan de slag moeten.” 

Tien geboden 
Om het plannen en roosteren op campusniveau tot een succes te maken, zijn duidelijke afspraken gemaakt in het Fontys Roosterkader, aldus de projectleider. De belangrijkste regels worden door het projectteam ook wel ‘de tien geboden’ genoemd. De student en het onderwijs staan daarin altijd voorop. 

“Voor studenten levert dit een veel stabieler en duidelijker rooster op”, licht Van Bavel toe. “Zeker vanwege de regel dat wijzigingen niet meer na ‘publicatie’ worden toegelaten, uitzonderingen daargelaten. Iedereen weet dat studenten niet staan te springen om eerder te beginnen, maar als je het uitlegt, begrijpen ze het wel. Ze willen vooral weten waar ze aan toe zijn, het liefst met een repeterend rooster en zo min mogelijk roosterwijzigingen.” [tekst gaat verder onder de foto]

Een andere regel in het kader stelt dat docenten beschikbaar zijn voor roostering in volledige dagdelen, overeenkomstig hun aanstelling. Dat betekent dat ze van ’s ochtends tot ’s avonds kunnen worden ingeroosterd. Voor of na de spits rijden of eerst nog wat voorbereiden of mails wegwerken - wat veel docenten doen - kan dan niet altijd meer. Dat stuit op weerstand. Maar volgens Van Bavel moeten we het grote plaatje blijven zien. Aan de hand van voorbeelden probeert ze uit te leggen wat ze bedoelt. 

“Iemand met een fulltime aanstelling die op donderdag thuiswerkt en waar we omheen moeten roosteren, dat is niet efficiënt. Of een fulltimer die om 9.30 begint en om 14.30 uur naar huis gaat, daar hebben we bij het maken van het rooster last van. Het gaat bij Fontys om heel veel mensen, niet om één persoon.” Met andere woorden: er kan niet met iedereen persoonlijk rekening worden gehouden. “Sommige situaties zijn uitzonderingen, maar daar kunnen we de regel niet op maken.” 

Tetris 
Collega Marjolijn Sampers noemt het roosteren een tetris, naar de bekende videogame waar blokjes als een puzzel in elkaar moeten worden gepast. “Alle lege plekken in het rooster moeten worden opgevuld. Daar waar het niet past, gaan de regels gelden.” Het is dus steeds zo dat instituten kunnen aangeven dat ze graag om 9.00 uur willen starten. “Maar als het botst, zullen ze in gesprek moeten gaan met elkaar. Ze zullen vaker concessies moeten doen. We begrijpen dat dit wat van mensen vraagt.” 

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen en draagvlak te creëren, zijn teams van managers en medewerkers betrokken bij de totstandkoming van het nieuwe roostersysteem. Er zijn workshops gehouden, er is gepraat en geluisterd. En elk instituut krijgt een consultant met verstand van de roosterapplicatie en het roosterproces om roostermakers in het proces te begeleiden. Daarnaast zijn er verschillende toolkits voorbereid, bedoeld om de communicatie rondom het project te stroomlijnen, inclusief tips voor als het begint te ‘wrijven’. 

Zure appel 
Vanaf september is het zover, dan gaan alle instituten starten volgens de nieuwe planning. Ondanks nauwkeurige voorbereidingen en tijdige communicatie, zal niet iedereen blij zijn met het nieuwe rooster, beseffen Van Bavel en Sampers. “Maar het gebeurt wel op basis van gelijkwaardigheid tussen de instituten en iedereen profiteert uiteindelijk van de voordelen”, aldus Van Bavel. “We moeten alleen even door de zure appel heen bijten, maar als we allemaal een klein hapje nemen is de appel zo op.”