Al ruim duizend thuiswerkplekken ingericht

Om precies te zijn 1.136 Fontys-medewerkers ontvingen afgelopen weken hun thuiswerkspullen, zoals een bureaustoel en beeldscherm. In november volgt een tweede lichting. Het meeste ging nu goed, zegt projectleider Melanie Dalhuisen.

Hoe verliep de eerste ronde?
“Het was een mega-operatie. De verschillende leveranciers bezorgden hun producten bij een hal. Daar werden de bureaus in elkaar gezet en de spullen bij elkaar gepickorderd, waarna verhuisbedrijf Convoi ze bij de mensen thuisbracht, 'tot achter de eerste drempel'. Wie enkel IT-spullen bestelde, kreeg ze via een postpakkettendienst.

Daaronder lag een ict-systeem voor de logistiek dat ook nog eens extra veilig moest zijn, want het gaat hier wel om privégegevens. Hiervoor werkten drie diensten samen, naast Huisvesting & Facilitaire zaken waar ik toe behoor, IT en P&O.

We leverden de thuiswerkmaterialen van Amsterdam tot Maastricht en ook in België en Duitsland. We hebben uiteindelijk 7 procent herplanningen gehad, omdat mensen niet thuis waren. Het meeste ging goed.

Het grootste probleem is de communicatie geweest. Het bleek dat mensen niet goed wisten waar ze terecht konden met vragen. Mailtjes, we hebben er honderden gehad, kwamen wel op tien plaatsen terecht. Dat is voor ons een wijze les voor de volgende keer: richt één loket in voor vragen.”

Waar gingen die mailtjes over?
“Over onderdelen die ontbraken of dat er iets kapot was. Iemand had spijt dat ze een eikenblad had besteld en wilde dat omruilen tegen een witte. Een ander wilde een beeldscherm met een hoger energielabel. Er waren medewerkers die een tweede scherm nodig hadden. 

Kapotte of ontbrekende spullen konden wij vervangen of naleveren. Maar ruilen is niet mogelijk en een tweede scherm krijgen ook niet. Om deze operatie te kunnen uitvoeren is nu afgesproken dat iedereen een bureau,  bureaustoel, monitor, toetsenbord met muis en headset kan bestellen. Wie een tweede scherm wil, kan daar het beste bij het eigen instituut om vragen. Dat gaat dan buiten deze operatie om.

In een paar gevallen is de aanvraag niet helemaal goed gegaan, bijvoorbeeld omdat de aanvrager is vergeten de arbochecklist te üploaden in het Interaction Centre.”

Wat is de reden om de tafel gemonteerd af te leveren?
“Daar kregen we inderdaad ook mailtjes over. Voor sommige medewerkers was het niet handig dat ze een gemonteerde tafel naar boven moesten sjouwen. En ze zijn echt niet licht.

Idee erachter was dat mensen dan meteen de tafel op hun plek konden zetten, zodat de werkplek snel is ingericht, zonder veel gedoe. Bovendien gaat het om Gispen-tafels en niet om een IKEA-meubel dat je met een inbussleuteltje in elkaar zet.

Achteraf gezien hadden we dat vooraf moeten communiceren, dan waren mensen beter voorbereid geweest.”

Er komt nog een tweede ronde. Hoe groot wordt die?
“Sommige diensten of instituten hebben even gewacht met aanvragen omdat ze bijvoorbeeld middenin een transitie zitten. We zitten nu op 360 aanvragen, maar ik verwacht dat dit er tussen de vijf- en zeshonderd worden.

Wie nog geen bestelling heeft gedaan, kan dit nog tot 22 oktober doen. In november gaan we dan weer leveren.” [Petra Merkx]