AI-beleid en communicatie

Ik mag veel lezingen geven door het land. Bij zorginstellingen, uitgeverijen, gezondheidsorganisaties, onderwijs, brancheorganisaties, noem het maar op. En bijna altijd stel ik dezelfde vraag: Wie van jullie heeft beleid op AI?

Simpel. Wat mag wel? Wat mag niet? Waar moet je op letten? We zijn inmiddels drie jaar verder na de opkomst van ChatGPT op 30 november 2022. En toch heeft meer dan de helft nog steeds geen AI-beleid. 

Wat je dan vaak hoort: “We zijn ermee bezig.” Of: “Het beleid is er wel, maar de directie moet het nog goedkeuren.”

De tweede vraag die ik stel: Kent iedereen het beleid? Dat levert soms ongemakkelijke momenten op. Zo stonden er ooit twee mensen uit hetzelfde ziekenhuis voor me. De één zei: “Ja, we hebben beleid.” De ander keek hem verbaasd aan: “Hebben we dat? Sinds wanneer?”

Dus zelfs als er beleid is, is het vaak niet bekend bij medewerkers. Dan hoor je verklaringen als:
“Het staat op intranet.”
“We hebben er een nieuwsbrief over gestuurd.”
“We hebben posters opgehangen.”
“Het is besproken in de teamvergadering.”
Die teamvergadering waar iemand driftig zit te knikken, terwijl hij ondertussen zijn mail bijwerkt en alvast een boodschappenlijstje maakt.

De derde vraag die ik stel: Wanneer is het AI-beleid voor het laatst geüpdatet?
Dan hoor je soms letterlijk krekels. Alsof beleid, eenmaal vastgesteld, voor altijd klopt. Terwijl AI zich razendsnel doorontwikkelt.

En dan vraag ik: Hebben jullie al jullie medewerkers getraind?
Dat antwoord is meestal nog pijnlijker. Of mensen zijn helemaal niet getraind. Of ze zijn twee jaar geleden een keer getraind. Of er is een e-learning module.
E-learning… ik geloof daar steeds minder in. Mensen gebruiken AI om door die e-learning heen te klikken. Klaar.

Dan hoor je het praktische bezwaar: “Maar hoe ga je 5.000 collega’s elk jaar trainen?” 
Het eerlijke antwoord: dat is lastig. Maar het is vooral een keuze. Bij Fontys hebben we AI-beleid. En we zijn er ook echt serieus mee bezig. Toch zit de grootste uitdaging niet in het opstellen van beleid of het actualiseren ervan.

De grootste uitdaging is iets anders. In de dagelijkse drukte zijn er heel veel mensen die simpelweg niet bezig zijn met beleid. Niet omdat ze het niet belangrijk vinden, maar omdat hun werk doorgaat. Colleges, zorg, deadlines, overleg, administratie. Beleid verdwijnt dan al snel naar de achtergrond.

En ondertussen communiceren we ons suf. Via e-mail. Teams. WhatsApp-groepen. SharePoint. Intranet. Nieuwsbrieven. Schermen in de hal. En waarschijnlijk nog een paar kanalen die ik vergeet. Het ironische is: we hebben meer communicatiemiddelen dan ooit, maar het lijkt alsof we elkaar steeds minder bereiken.

Misschien ligt de echte vraag dus niet bij AI-beleid.
Maar bij hoe we, in deze wirwar aan kanalen, nog zorgen dat belangrijke dingen mensen daadwerkelijk bereiken.

Want als niemand het beleid kent, leest of herkent, dan maakt het weinig uit hoe goed het is opgeschreven. Of het er is…

Erdinç Saçan geeft les aan Fontys Hogeschool ICT en verdiept zich vooral in AI. Vorig jaar verscheen van hem het boek AI voor Iedereen. Lees hier zijn eerdere columns voor Bron.