Nieuwe werkplekken voor de diensten: ‘Even wennen’

Een nieuwe werkplek in Eindhoven, Tilburg en Venlo. Het is voor veel Fontys-medewerkers van de diensten nog even wennen. Vooral bij het vinden van de gereserveerde bureaus ondervinden verschillende mensen nog wat problemen. “Oh, zit ik op jouw plek? Sorry!”, klinkt het regelmatig.

Het is een van de weinige euvels die op korte termijn worden verholpen, verzekert Remco Schapendonk, procesmanager van de dienst Huisvesting en Facilitaire Zaken. Op elk bureau komt een sticker met een nummer en QR-code. Met deze code kun je ter plaatse een lege werkplek vastleggen.

Samen met zijn collega Chantal Snijders heeft Schapendonk de afgelopen maanden hard gewerkt aan de totstandkoming van de hubs op de campussen Rachelsmolen in Eindhoven, Stappegoor in Tilburg en in Venlo. De hubs zijn kantooromgevingen op de campussen als aanvulling op de thuisbasis in het centrum van Eindhoven.

Twee weken voor de zomervakantie zijn alle diensten voor de komende drie jaar verhuisd naar het kantoorgebouw van De Lage Landen (DLL). Na die tijd krijgen ze weer een werkplek op campus Rachelsmolen. Het idee achter de gezamenlijke thuisbasis is dat er meer kruisbestuiving ontstaat, en dat de medewerkers van de verschillende diensten elkaar gemakkelijker kunnen vinden.

Zoekende
Op dit moment zijn de meeste mensen vooral nog een beetje zoekende. Waar zitten mijn collega’s? Waar vind ik het bureau dat ik heb gereserveerd? Bij DLL is het in deze eerste week van het collegejaar best druk, op de hubs is het nog rustiger. Niet iedereen heeft al gebruikgemaakt van het nieuwe reserveringssysteem Workplace. Degenen die dat wel hebben gedaan, treffen hun bureau soms bezet aan. “Oh, zit ik op jouw plek? Sorry!”, klinkt het dan.

Het is voor de meesten dan ook even wennen om op een andere locatie te werken en met een reserveringssysteem. Sommigen vinden het te druk op de thuisbasis in Eindhoven. De twee verdiepingen van DLL tellen tientallen werk- en stiltewerkplekken, spreekkamers, belcellen en vergader- en overlegruimtes. Je hebt een pasje nodig om binnen te komen en het pand te verlaten. 

Dat pasje heb je niet nodig op de hubs in Eindhoven, Venlo en Tilburg. “De bedoeling van de hubs is dat de medewerkers van de diensten ook werkplekken en vergaderruimten hebben dicht bij de instituten, daar waar het gebeurt”, licht Schapendonk toe. “De hubs zijn meer geschikt voor samenwerken met elkaar en het onderwijs en voor grotere groepen. Je kunt er ook mensen van buiten Fontys uitnodigen.”

Lege plekken genoeg
Op campus Rachelsmolen in Eindhoven is de verf nog maar net opgedroogd. De hub op de tweede etage in R3 oogt ruimtelijk, licht en fris. Hiervoor zijn onder meer twee voormalige collegezalen van Fontys Economie en Communicatie (FEC) omgebouwd. 

Wineke van Dijk van de dienst Onderwijs en Onderzoek (O&O) en haar externe collega Judith Roelvink zijn er voor het eerst neergestreken. Ook zij bezetten een bureau van een ander. Maar niemand maakt er op dit moment een probleem van. Er zijn nog lege plekken genoeg. Ze zijn blij met de alternatieve werkplaats naast DLL. [tekst gaat verder onder de foto]

Van Dijk: “Het is hier lekker rustig en er is een goede variëteit aan mogelijkheden om je werk te doen. Er zijn zelfs staanbureaus! En elk bureau heeft twee beeldschermen, een toetsenbord en muis. Daar hoeven we zelf niet meer mee te sjouwen.”

Enig minpuntje zijn de twee belcellen, vindt de medewerker van O&O. “Ze zijn erg klein en ik hoop dat ze niet te vaak bezet zijn; mijn werkzaamheden bestaan voor minstens 65 procent uit belcel-gerelateerd werk.” 

Multidisciplinair werken
Van Dijk werkt graag op een campus, omdat ze vaak met collega’s van de instituten samenwerkt. “En je krijgt er veel meer mee van de studenten. Je wilt weten wat er speelt.” Toch ziet ze ook de meerwaarde in van de gezamenlijke thuisbasis voor de diensten bij DLL. “We zijn veel meer multidisciplinair gaan werken. Dan is het fijn om allemaal bij elkaar te zitten.”

Binnenkort gaat Van Dijk ook op de hub in Tilburg werken, dat is het meest dicht bij haar huis. Om die reden is Sophie van de Ven, medewerker van Personeel en Organisatie (P&O), al voor de tweede keer deze week naar de hub op de begane grond in P2 van campus Stappegoor gegaan. De enige andere collega zit in een hoek in stilte te werken met een koptelefoon op. Ook is er een vergaderzaal in gebruik. [tekst gaat verder onder de foto]

Van de Ven is ‘helemaal fan van de hub’. “We moeten met zijn allen gaan ‘hubben’!”, roept ze enthousiast. Ze heeft zichzelf ter plekke tot ambassadeur gedoopt. Als de redacteur van Bron zoekend binnenloopt, ontvangt ze haar met open armen, als eenkoppig welkomstcomité. “Dinsdag was ik zelf ook zoekende en toen heeft ene Joris me heel fijn geholpen”, zegt ze. “We moeten er op zulke momenten voor elkaar zijn.”

Find a colleague
Wat ze zo fijn vindt aan het werken op de hub? “Ik ben snel afgeleid en hier is het rustiger dan bij DLL. En kijk, ik zit midden op de campus met uitzicht op het groen en de studenten. Daar doen we het toch allemaal voor? En ik ontmoet graag nieuwe collega’s. Maar het moet niet te druk worden, want dan wordt het al gauw weer te veel voor mij.” Lachend: “Zo hoorde ik mezelf tegen een collega zeggen: ‘Je bent hier van harte welkom, maar zeg het vooral niet voort!’”

DLL is niet alleen te druk voor Van de Ven, ze vreest dat ze moeilijker dan voorheen collega’s van andere diensten kan vinden, terwijl ze fysiek toch dichterbij zijn. “Tot voor kort hadden we allemaal een eigen plek en kon je zo naar iemand toe gaan. Dat kan nu niet meer.” Een oplossing daarvoor is de optie ‘Find a colleague’ in het reserveringssysteem Workplace, duidt procesmanager Remco Schapendonk. “Daarvoor moet je de optie wel aanzetten.”

Tot slot de hub in Venlo. Hier hoeft niets te worden verbouwd of aangepast, zoals in Eindhoven en Tilburg. De diensten mogen medegebruik maken van bestaande kantooromgevingen. “Dat heeft te maken met de studentenkrimp”, aldus Schapendonk. “Daardoor is er ruimte vrijgekomen, waar we dankbaar gebruik van maken.” [Marieke Verbiesen]