Dienst IT gaat op de schop: 'stoppen met pleisters plakken'

De IT-voorzieningen bij Fontys zijn verouderd en er is een wildgroei aan systemen. Die conclusie is niet van vandaag of gisteren. Al een aantal jaren probeert Fontys er wat aan te doen. Nu gaat de hele Dienst IT op de schop.

Volgens interim-directeur Ben Gorter is zijn dienst nog steeds in staat om de cyberaanvallen waar hogescholen en universiteiten op dit moment veel last van hebben te weren.

Sterker nog: twee weken terug is er een gepareerd. “Onze medewerkers zagen het gebeuren op een zaterdagmiddag en konden meteen ingrijpen. Maar liever zet je eerder een stap, dat je pro-actief dit soort gevaren vóór bent. Daarvoor zijn wij nu niet goed georganiseerd.”

287 koppelingen
De ‘alarmbellen rinkelen’, staat in het plan dat Gorter en zijn team maakten en niet alleen vanwege de veiligheid van systemen. De Dienst IT moet ‘wendbaarder’ worden om het huidige onderwijs en onderzoek beter te kunnen faciliteren. Bovendien gaat het regelmatig fout door verouderde systemen.

Zoals met de roosterapplicatie. “En die roostering is een van de belangrijkste processen in een onderwijsinstelling. Dat moet zachtjes zoemen en door iedereen met plezier worden gebruikt”, zegt Gorter. Bij Fontys ‘rammelen’ de systemen te vaak en dat heeft meerdere oorzaken, schetst de interim.

Spaghetti aan systemen
Fontys heeft als hogeschool die voortkomt uit meerdere fusies en met autonoom aangestuurde instituten een wirwar aan (eigen) systemen. Gorter noemt het een spaghetti. “We telden 287 koppelingen tussen de verschillende applicaties.”

Dat maakt de voorzieningen kwetsbaar. De dienst is daarnaast zo hard bezig alle ‘schoteltjes in de lucht te houden’, dat ze aan vernieuwing niet toekomt. Er is bovendien te weinig samenwerking en eigenaarschap over het totale product of proces, vindt hij.

Wat niet heeft geholpen is dat er jarenlang te weinig is geïnvesteerd in de IT-voorzieningen, constateert Gorter.

Groot onderhoud onder de motorkap
Het is tijd voor meer eenheid in de aansturing en een solide IT-architectuur die modern, wendbaar en veilig is, aldus de interim-directeur. Dat was al langer bekend, ook voorgangers van Gorter werkten daaraan.

Maar door de nieuwe strategie 2021-2025 van het College van Bestuur, waarin wordt gesproken over ‘harmonisatie van processen’, is het volgens Gorter makkelijker geworden directeuren van diensten en instituten mee te krijgen, zodat ze stoppen met steeds zelf het wiel uit te vinden.

Die ommezwaai vergt om te beginnen groot onderhoud ‘onder de motorkap’, zoals Gorter het verwoordt. Er moeten moderne en veilige systemen worden aangeschaft en in gebruik genomen.
 

Dit gebeurt overigens op dit moment al, getuige de invoering Fontys-breed van Canvas, een Learning Management Systeem. En er is inmiddels ook een nieuwe roosterapplicatie.

Dienst opschudden
Systemen kunnen worden aangeschaft en ingevoerd, maar dan komt voor Gorter het moeilijkste deel: de huidige Dienst IT is niet toegerust op deze ontwikkelingen en moet reorganiseren.

De dienst is te veel op beheer gericht, is de conclusie van Gorter. Van de 144 medewerkers richt ruim 80 procent zich op beheer, ruim 10 procent op projectvernieuwing en 7 procent op ‘zichtbare innovatie’.

Gorter wil de dienst zo organiseren dat er voldoende vakkennis is voor nieuwe applicaties en er voldoende innovatiekracht is om te moderniseren. Belangrijk is met name dat de dienst straks sneller kan inspelen op vragen vanuit de instituten en diensten (en zo voorkomt dat die zelf naar oplossingen gaan zoeken).

De dienst moet daarvoor verjongen en professionaliseren, maar vooral ook anders gaan samenwerken. Hiervoor gaat Gorter onder meer multidisciplinaire teams inrichten, die ‘agile’ gaan werken via zogenoemde scrums.

Spannend
“Deze ontwikkelingen zijn spannend voor de medewerkers van onze dienst”, erkent Gorter. “Want er is geen baangarantie. Dat weet iedereen. Wie niet mee wíl of mee kán, wordt door Fontys begeleid naar werk binnen of buiten Fontys.”

De tijd van ‘pleisters plakken’ is voorbij, vindt ook het College van Bestuur, dat onlangs het programma FIVA (Fontys Informatievoorziening Versnellings Agenda) goedkeurde.

Begin 2023 is FIVA afgerond, verwacht Gorter. Binnenkort krijg de dienst een nieuwe directeur: André Zandberg. Gorter blijft om als programmadirecteur de hele exercitie te begeleiden. Hij deed dit eerder ook bij onder meer INHolland en Waternet Amsterdam. [Petra Merkx]