Crisisteam wikt en weegt bij sneeuwstorm: zo werkt het

Geen fysieke lessen, alle gebouwen gesloten voor onderwijs en medewerkers worden geadviseerd thuis te werken. Dat is het advies van het crisisteam omtrent het winterse weer in een notendop. Maar wat houdt dat crisisteam precies in? En hoe komt het tot beslissingen?

Laten we beginnen met het crisisteam zelf. Dit bestaat altijd uit een voorzitter, secretaris, verslaglegger en een communicatieadviseur. “Voor iedere rol zijn altijd drie medewerkers getraind, en afhankelijk van de aard van de crisis kan het team uitgebreid worden met andere specialisten”, laat Wim Pleunis weten. Hij is woordvoerder bij Fontys en maakt soms ook deel uit van het crisisteam als communicatieadviseur.

Pleunis laat weten dat het crisisteam, in situaties omtrent het weer, altijd actuele informatie verzamelt over het weer zelf, de staat van de gebouwen, de inzet van personeel en de veiligheid en reisbaarheid voor studenten en medewerkers. Ook zijn er meerdere scenariokaarten uitgewerkt, waaronder een kaart ‘Weeralarm- en waarschuwingen’.

Crisisteam, assemble!
Stel dat het weer mogelijk gevaar oplevert, zoals bij een weeralarm van het KNMI, problemen met het openbaar vervoer of meldingen van Rijkswaterstaat dat wegen glad of onbegaanbaar zijn, dan komen deze signalen natuurlijk ook binnen bij Fontys. Dit gebeurt via verschillende kanalen.

 “Als duidelijk wordt dat de situatie gevolgen kan hebben voor de veiligheid, bereikbaarheid of het doorgaan van onderwijs, wordt het Fontys-crisisteam bij elkaar geroepen. Op basis van de verkregen informatie maakt het crisisteam een afweging”, licht Pleunis toe.

Fontys heeft namelijk een zorgplicht voor studenten en medewerkers en mag en wil hen niet blootstellen aan onnodige risico’s. “Als veiligheid bij het reizen naar een van de gebouwen of het verblijf in de gebouwen niet kan worden gegarandeerd, wordt bijvoorbeeld besloten om fysieke lessen en toetsen niet door te laten gaan. Daarbij wordt ook gekeken of onderwijs tijdelijk online kan plaatsvinden of dat toetsen moeten worden uitgesteld. Wanneer blijkt dat het verantwoord is om gebouwen eerder of helemaal te sluiten, wordt dit meegenomen in het besluit.”

Balans
Hoe complex de overwegingen en besluiten soms ook zijn, veiligheid staat altijd onbetwist op nummer één. “Maar uiteraard willen wij ook het beste onderwijs bieden voor onze studenten. Dat betekent in een heleboel gevallen, zeker voor praktijkvakken, fysiek onderwijs op locatie. Daarom proberen we altijd de juiste balans te vinden tussen snel beslissen en op tijd duidelijkheid bieden, en het bieden van het beste onderwijs voor onze studenten.”

Dat op tijd duidelijkheid bieden blijkt soms best lastig. Zo waren maandag gewoon een aantal studenten op campus Stappegoor, of waren medewerkers en studenten al onderweg voordat enige communicatie plaatsgevonden had vanuit het crisisteam. Pleunis: “Het verplaatsen van toetsen kan bijvoorbeeld heel wat impact hebben op studenten en docenten, dat willen we dus niet onnodig doen als de veiligheid gegarandeerd kan worden. Maar dat betekent soms ook dat je de afweging of beslissing pas wat later kunt maken als de informatie compleet is.”

Officiële kanalen en updates
Zodra die beslissing er is, wordt deze altijd voorgelegd aan het college van bestuur. Zij neemt uiteindelijk het formele besluit, wat zo snel en duidelijk mogelijk gecommuniceerd wordt naar studenten en medewerkers, met uitleg over wat wel en niet doorgaat. “Dat gebeurt via Fontys Actueel, Fontys Nieuws, Infopunt Veiligheid (Teams), infomonitoren, Instagram en lijncommunicatie via alle directeuren van de instituten en diensten.”

En we kunnen je alvast zeggen: het crisisteam komt vandaag weer bij elkaar, dus houd zeker later vandaag bovenstaande kanalen in de gaten voor updates over de komende dagen. Ook als de sneeuwcrisis voorbij is, komt het crisisteam nog even bij elkaar. “Na afloop van elke crisis evalueren we het proces, zodat het team bij een volgende crisis steeds weer beter voorbereid is.”