Onzekerheid door centrale aansturing ondersteuners

Onrust bleef uit. In plaats daarvan voerde onzekerheid maandagochtend de boventoon op de eerste bijeenkomst voor medewerkers, nadat vorige week bekend werd welke besluiten het bestuur heeft genomen om de ondersteunende processen te ‘harmoniseren’ (HARP). Vooral het feit dat iedereen in een ondersteunende rol centraal aangestuurd gaat worden, roept veel vragen op.

“We gaan geen teams verplaatsen en niet met mensen zeulen”, benadrukt bestuurder Frans Möhring bij aanvang van de bijeenkomst. “Heel veel werk wordt straks nog steeds gedaan op de instituten, dicht bij onderwijs en onderzoek. Maar iedereen met een ondersteunende rol wordt wel generiek aangestuurd.” 

Gedraai op de stoelen. “Dat gaat niet morgen gebeuren, maar wel dit jaar nog”, vervolgt Möhring. “We begrijpen dat dit spannend is en kunnen ons voorstellen dat jullie vragen hebben. Daarom willen we het er graag met jullie over hebben.” 

En spannend is het voor veel mensen. De opkomst bij de eerste van tien bijeenkomsten over de stand van zaken rondom het harmoniseren van de ondersteunende processen, ook wel HARP genoemd, was aanzienlijk. Zelfs de trap van de grote collegezaal in het Nexusgebouw van de technologieopleidingen in Eindhoven zat vol (zie foto bovenin). 

Veel vragen 
Vorige week legde Möhring al in een videoboodschap aan medewerkers uit wat de volgende stap is in het proces. Het gaat om de zogenoemde ‘fase 0-besluiten’ die door het bestuur zijn vastgesteld en ter beoordeling aan de centrale medezeggenschapsraad (cmr) zijn voorgelegd. Daarin staan vijf uitgangspunten die richting moeten geven aan de verdere uitrol van HARP. 

Over vier ervan hoor je vrijwel niemand. De meeste aanwezigen begrijpen dat de ‘klant’ (lees: student en cursist) baat moet hebben bij de ondersteunende processen, dat de kwaliteit van de processen geborgd moet worden en dat de ‘scope’ (wat er allemaal onder HARP valt) helder moet zijn. Dat de kosten in lijn moeten worden gebracht met de afnemende studentenaantallen ligt ook nog wel voor de hand. 

Maar vooral het feit dat iedereen in een ondersteunende rol bij een instituut centraal aangestuurd gaat worden, zorgt voor onzekerheid. Dan gaat het om iedereen die binnen bedrijfsvoering werkt. Dus onderwijslogistiek, studentbegeleiding e.d. valt daar buiten. Dat blijft onder aansturing van de instituten.

HARP-programmadirecteur Sandra van Beek legt uit waarom Fontys dit wil. “Het verhoogt de efficiency en de dienstverlening van de organisatie in zijn geheel. De werkdruk wordt ermee verminderd en collega's kunnen elkaar beter opvangen. Ook kunnen medewerkers zich makkelijker verder ontwikkelen en doorgroeien.”

Ondanks de geruststellende woorden van Möhring bij aanvang van de bijeenkomst roept het besluit veel vragen op. Gaat de vlieger ook op voor medewerkers van een CoE? Wat gebeurt er met het fusieproces van de technologieopleidingen? Wat als je een brede rol hebt binnen een instituut? Moet ik vrezen voor mijn baan? Hoe voorkomen we dat de diensten de dienst gaan uitmaken op de instituten? 

“Praat mee” 
Onder vrijwel elke vraag gaat dezelfde onzekerheid schuil: mensen willen weten wat dit besluit voor hen en hun team betekent. Meestal was het antwoord: dat weten we nog niet precies. “We willen dat samen met de instituten en met jou gaan onderzoeken”, aldus Van Beek. De komende maanden worden workshops, webinars en inspiratiesessies gehouden, en staan de communicatiekanalen open. “Praat mee”, is het devies. 

Hoewel de bijeenkomsten voor alle medewerkers van Fontys is bedoeld, lijkt het merendeel bij deze eerste sessie afkomstig van de technologieopleidingen, die geworteld zijn in het Nexus-gebouw. Dat verklaart mogelijk het uitblijven van onrust. “We hebben onze mensen vorige week al geïnformeerd”, zegt Maartje Damoiseaux directeur van BeNT, namens de drie instituutsdirecteuren. “Daardoor zijn de emoties misschien al wat gaan liggen.” 

Anoniem
Gevraagd naar een reactie, blijken weinig aanwezige medewerkers het achterste van hun tong te willen laten zien. Een enkeling anoniem. “Wat ik fijn vond om te horen, is dat we als instituten en diensten de handen ineen gaan slaan om de gewenste situatie in beeld te brengen. Ik heb wel het idee dat het proces zorgvuldig wordt aangepakt.” En: “Ik snap dat het bestuur keuzes moet maken, maar ik maak me ook zorgen. Ik vind het van belang dat iedereen zo goed mogelijk wordt gehoord en dat daar iets mee gedaan wordt.” 

Frans Möhring toont na afloop begrip voor de heersende onzekerheid, de vragen en reacties. “Het liefst willen we meteen duidelijkheid geven, helaas lukt dat niet. Wat de 0 fase-besluiten voor iedereen gaan betekenen, dat gaan we de komende maanden met elkaar onderzoeken.” Wel voegt hij eraan toe dat ‘samendoen een grens heeft’. “Als we eindeloos met elkaar in gesprek blijven, komen we niet tot een werkbaar plan." 

De implementatie van HARP staat gepland voor dit najaar.